PERSONAL EFFECTS

Ceritanya disuruh bikin laporan setelah 3 bulan masa Probation di PT ANEKATRANS PERSADA INDONESIA, yaa ini dia bagian dari kerjaan gue,

PENGURUSAN DOKUMEN IMPOR UNTUK PERSONAL EFFECTS

Berikut tahapan yang harus dilakukan untuk kepengurusan impor personal effects:

1  Terima email dari agent. Pastikan selalu cek email agar update.

2  Buatkan nomor order, tulis lengkap pada buku order kemudian buatkan sampul untuk dokumen baru.

3. Cek  dokumen baru, BL, paspor, KITAS, IMTA, cek paking list (urutkan nomor jangan sampai ada yang terlewat, samakan urutan packinglist dan BL, nama shipper dan consignee harus sama dengan paspor, jika ada nama yang salah segera revisi ke agent. Alamat shipper dan consignee harus lengkap dan tidak boleh ada nomor telepon (lihat KITAS).  Dalam BL, setelah menulis jenis barang harus ada kata:

“AS PER ATTACHED RIDER”

Nomor container (angka dibelakang huruf harus berjumlah 7digit) dan jumlah angka seal harus 6 digit

Quantity barang lihat pada BL, jumlah dan jenisnya harus sama antara attach rider dan packinglist. Dalam BL juga harus tertera tulisan:

“USED HOUSEHOLD GOODS AND PERSONAL EFFECT”

dan minimal harus ada 5 items jenis barang yang berbeda.

Pastikan BL lengkap, kemudian confirm ke agent, jika agent belum memberikan determine / demurrage dan freetime, segera minta.

     Syarat dokumen harus ada, paspor, kitas dan imta kecuali untuk :

a.       PP8 atau Orang Kedutaan

Dengan syarat sebagai berikut :

-          Alamat Cosignee adalah alamat embassy

-          Terkena biaya fasilitas PP8 sebesar Rp 750.000

-          BL, Packing List dan Surat kuasa endorse dari kedutaan

-          Urus Visa dan PP8 di kedutaan dan ID Card di imigrasi

*Noted : Barang orang kedutaan 3hari di priok baru bisa keluar

b.      PP19

PP19 adalah dokumen yang harus dimiliki oleh seseorang yang bekerja di bawah naungan kedutaan, dan fungsi dari PP19 adalah sebagai pengganti IMTA.

Berikut syarat untuk PP19 :

-          Surat PP19 dari embassy

-          Paspor dan Kitas (copy)

-          Surat kuasa dari perusahaan consignee

-          Dokumen endorse dari kedutaan

-          Alamat consignee adalah alamat perusahaan

-          BL, PL dan surat kuasa dari perusahaan consignee.

-          Surat keterangan tidak bekerja di instansi lain

     Setelah dokumen OK, buatkan payment berupa :

-          Payment DO (lampirkan fotocopy BL)

-          Transport Behandle

-          Biaya warehouse dengan keterangan :

WH Pendek (20’)        Rp 3.500.000

WH Panjang (40’)       Rp 4.000.000

PP8                              Rp 1.500.000

PP19                            Rp 3.500.000

*Noted : Biaya warehouse ditransfer ketika dokumen masuk ke bea cukai

-          Payment Stempel (jika ada)

  Segera hubungi consignee untuk meminta dokumen original berupa PASPOR, KITAS IMTA untuk keperluan legalisir di bea cukai.

     Minta arrival notice dan lokasi penimbunan dari Shipping Line

     Siapkan dokumen untuk ambil DO di pelayaran berupa :

-          2 BL distempel perusahaan consignee dan aneka

-          Copy paspor dengan stempel perusahaan consignee dan aneka

-          Surat Kuasa dengan kepala surat perusahaan consignee bermaterai 6.000

-          Surat Tugas pengambilan DO

-          Surat Release Cargo

-          Surat Print BL (KMTC, pakai materai 6.000)

-          Surat Ijin Pinjam Container, copy 3 lembar dan khusus NAMSUNG bermaterai 6.000

*Noted : DO pastikan tidak mati sebelum barang delivery. Jika DO mati, segera konfirmasi ke shipping line untuk perpanjang.

     Siapkan dokumen untuk keperluan Custom Clearence di bea cukai, berupa :

-          PASPOR, KITAS dan IMTA (Original)

-          2 Copy Paspor untuk bagian lembar depan, dan 1 copy untuk lembar lainnya

-          Copy Kitas dan Imta masing – masing 2 lembar

-          BL dan Packinglist masing - masing 2 set dengan stempel perusahaan consignee

-          Surat Kuasa Inklaring. Kop surat perusahaan consignee bermaterai 6.000

-          Surat Tugas

-          Surat PIBK

-          PIBK ketik

1 Siapkan Dokumen untuk behandle (pemeriksaan barang).

-          Surat Tugas untuk operasional (buatkan masing-masing)

-          Packinglist

-          BL

-          Kamera

-          Transport Behandle yang telah dibuatkan sebelumnya

Jika ada extra berupa barang baru atau barang larangan, segera lapor ke Mr Choi. Dan tunggu sampai Mr Choi benar – benar konfirmasi untuk harga.

Setelah terima kamera dan kunci container dari operasional, pindahkan foto hasil behandle dan simpan di computer, dengan folder [No Container_Nama Consignee]

1   UNLOADING

Barang siap untuk delivery, namun sebelumnya pastikan ke consignee untuk alamat pengiriman barang. Setelah itu buatkan surat ijin masuk barang jika dibutuhkan, H-1 Unloading atau on the spot.

Berikut beberapa apartemen yang memerlukan ijin masuk barang :

-          Apt. Kemang Village

-          Apt. Kemang Jaya

-          Apt. Kintamani

-          Apt. Senayan Residence

-          Apt. Residence 8

-          Apt. Bonavista

-          Apt. Dharmawangsa

-          Apt. Paladian Park

-          Perumahan Raffless Hills Cibubur, dsb

Khusus untuk Apt Pakubuwono View dan Pakubuwono House ijin harus dilakukan H-2 dengan biaya deposit sebesar Rp 1.500.000. Sedangkan untuk Apt. Pakubuwono Residence ijin harus dua minggu sebelumnya dengan deposit sebesar Rp 3.000.000.

Setelah dibuatkan ijin, siapkan dokumen untuk delivery berupa:

-          POD

-          Packinglist 2

-          Invoice (jika ada tagihan ke consignee)

-          Kunci Container

-          PASPOR, KITAS IMTA (ORIGINAL) dan tanda terima.

1  Setelah selesai delivery barang, segera buatkan Debit Note, kemudian scan beserta POD dan Packing list yang digunakan ketika delivery barang. Kirim ke agent sebagai report.

1  Buatkan INTERNAL PE IMPOR

Dalam INTERNAL PE IMPOR, masukkan semua biaya – biaya yang perusahaan keluarkan maupun harga yang tertera dalam Debit Note / Invoice.

*note : Jika ada tax, pasti ada biaya adm bank

1  Setelah selesai semuanya, buatkan PERFORMANCE untuk laporan akhir bulan.

Catatan untuk barang LCL:

Dokumen LCL sebenarnya sama seperti dokumen lainnya, hanya saja yang membedakan adalah kita baru bisa ambil DO atau Print BL 2 hari setelah kapal tiba. Pastikan ke konsolidator untuk biaya DO da Print BL, kapan waktu untuk stripping, dimana gudangnya, PBM dan PICnya. Dan untuk internal, tidak perlu biaya lift off dan trucking.

Reported by : Eka Mustikasari / Movingdiv