PENGURUSAN DOKUMEN IMPOR UNTUK
PERSONAL EFFECTS
Berikut
tahapan yang harus dilakukan untuk kepengurusan impor personal effects:
1 Terima
email dari agent. Pastikan selalu cek email agar update.
2 Buatkan
nomor order, tulis lengkap pada buku order kemudian buatkan sampul untuk dokumen baru.
- Cek
dokumen baru, BL, paspor, KITAS, IMTA, cek paking list (urutkan
nomor jangan sampai ada yang terlewat, samakan urutan packinglist dan BL,
nama shipper dan consignee harus sama dengan paspor, jika ada nama yang
salah segera revisi ke agent. Alamat shipper dan consignee harus lengkap dan
tidak boleh ada nomor telepon (lihat KITAS). Dalam BL, setelah menulis jenis barang harus ada kata:
“AS PER ATTACHED RIDER”
Nomor container (angka dibelakang huruf harus
berjumlah 7digit) dan jumlah angka seal harus 6 digit
Quantity
barang lihat pada BL, jumlah dan jenisnya harus sama antara attach rider dan
packinglist. Dalam BL juga harus tertera tulisan:
“USED HOUSEHOLD GOODS AND PERSONAL EFFECT”
dan minimal harus ada 5 items jenis barang yang berbeda.
Pastikan
BL lengkap, kemudian confirm ke agent, jika agent belum memberikan determine /
demurrage dan freetime, segera minta.
Syarat dokumen harus ada, paspor, kitas dan
imta kecuali untuk :
a. PP8 atau
Orang Kedutaan
Dengan syarat sebagai berikut
:
-
Alamat Cosignee adalah alamat embassy
-
Terkena biaya fasilitas PP8 sebesar Rp 750.000
-
BL, Packing List dan Surat kuasa endorse dari
kedutaan
-
Urus Visa dan PP8 di kedutaan dan ID Card di
imigrasi
*Noted : Barang orang
kedutaan 3hari di priok baru bisa keluar
b. PP19
PP19 adalah dokumen yang
harus dimiliki oleh seseorang yang bekerja di bawah naungan kedutaan, dan
fungsi dari PP19 adalah sebagai pengganti IMTA.
Berikut syarat untuk PP19 :
-
Surat PP19 dari embassy
-
Paspor dan Kitas (copy)
-
Surat kuasa dari perusahaan consignee
-
Dokumen endorse dari kedutaan
-
Alamat consignee adalah alamat perusahaan
-
BL, PL dan surat kuasa dari perusahaan
consignee.
-
Surat keterangan tidak bekerja di instansi lain
Setelah
dokumen OK, buatkan payment berupa :
-
Payment DO (lampirkan fotocopy BL)
-
Transport Behandle
-
Biaya warehouse dengan keterangan :
WH
Pendek (20’) Rp 3.500.000
WH
Panjang (40’) Rp 4.000.000
PP8 Rp 1.500.000
PP19 Rp 3.500.000
*Noted : Biaya warehouse
ditransfer ketika dokumen masuk ke bea cukai
-
Payment Stempel (jika ada)
Segera
hubungi consignee untuk meminta dokumen original berupa PASPOR, KITAS IMTA
untuk keperluan legalisir di bea cukai.
Minta
arrival notice dan lokasi penimbunan dari Shipping Line
Siapkan
dokumen untuk ambil DO di pelayaran berupa :
-
2 BL distempel perusahaan consignee dan aneka
-
Copy paspor dengan stempel perusahaan consignee
dan aneka
-
Surat Kuasa dengan kepala surat perusahaan consignee
bermaterai 6.000
-
Surat Tugas pengambilan DO
-
Surat Release Cargo
-
Surat Print BL (KMTC, pakai materai 6.000)
-
Surat Ijin Pinjam Container, copy 3 lembar dan
khusus NAMSUNG bermaterai 6.000
*Noted : DO pastikan tidak mati sebelum barang delivery. Jika DO mati,
segera konfirmasi ke shipping line untuk perpanjang.
Siapkan
dokumen untuk keperluan Custom Clearence di bea cukai, berupa :
-
PASPOR, KITAS dan IMTA (Original)
-
2 Copy Paspor untuk bagian lembar depan, dan 1
copy untuk lembar lainnya
-
Copy Kitas dan Imta masing – masing 2 lembar
-
BL dan Packinglist masing - masing 2 set dengan
stempel perusahaan consignee
-
Surat Kuasa Inklaring. Kop surat perusahaan
consignee bermaterai 6.000
-
Surat Tugas
-
Surat PIBK
-
PIBK ketik
1 Siapkan
Dokumen untuk behandle (pemeriksaan barang).
-
Surat Tugas untuk operasional (buatkan
masing-masing)
-
Packinglist
-
BL
-
Kamera
-
Transport Behandle yang telah dibuatkan
sebelumnya
Jika ada
extra berupa barang baru atau barang larangan, segera lapor ke Mr Choi. Dan
tunggu sampai Mr Choi benar – benar konfirmasi untuk harga.
Setelah
terima kamera dan kunci container dari operasional, pindahkan foto hasil
behandle dan simpan di computer, dengan folder [No Container_Nama Consignee]
1 UNLOADING
Barang
siap untuk delivery, namun sebelumnya pastikan ke consignee untuk alamat
pengiriman barang. Setelah itu buatkan surat ijin masuk barang jika dibutuhkan,
H-1 Unloading atau on the spot.
Berikut
beberapa apartemen yang memerlukan ijin masuk barang :
-
Apt. Kemang Village
-
Apt. Kemang Jaya
-
Apt. Kintamani
-
Apt. Senayan Residence
-
Apt. Residence 8
-
Apt. Bonavista
-
Apt. Dharmawangsa
-
Apt. Paladian Park
-
Perumahan Raffless Hills Cibubur, dsb
Khusus
untuk Apt Pakubuwono View dan Pakubuwono House ijin harus dilakukan H-2 dengan
biaya deposit sebesar Rp 1.500.000. Sedangkan untuk Apt. Pakubuwono Residence
ijin harus dua minggu sebelumnya dengan deposit sebesar Rp 3.000.000.
Setelah
dibuatkan ijin, siapkan dokumen untuk delivery berupa:
-
POD
-
Packinglist 2
-
Invoice (jika ada tagihan ke consignee)
-
Kunci Container
-
PASPOR, KITAS IMTA (ORIGINAL) dan tanda terima.
1 Setelah
selesai delivery barang, segera buatkan Debit Note, kemudian scan beserta POD
dan Packing list yang digunakan ketika delivery barang. Kirim ke agent sebagai
report.
1 Buatkan
INTERNAL PE IMPOR
Dalam
INTERNAL PE IMPOR, masukkan semua biaya – biaya yang perusahaan keluarkan
maupun harga yang tertera dalam Debit Note / Invoice.
*note : Jika ada tax, pasti ada biaya adm bank
1 Setelah
selesai semuanya, buatkan PERFORMANCE untuk laporan akhir bulan.
Catatan untuk barang LCL:
Dokumen
LCL sebenarnya sama seperti dokumen lainnya, hanya saja yang membedakan adalah
kita baru bisa ambil DO atau Print BL 2 hari setelah kapal tiba. Pastikan ke
konsolidator untuk biaya DO da Print BL, kapan waktu untuk stripping, dimana
gudangnya, PBM dan PICnya. Dan untuk internal, tidak perlu biaya lift off dan
trucking.
Reported by : Eka Mustikasari / Movingdiv
